Nous avons évoqué un peu plus tôt les options de stockage de
Google Drive. Penchons-nous à présent sur les web apps bureautiques Docs,
Sheets et Slides et leurs outils collaboratifs.
1) CRÉEZ UN DOCUMENT A PARTIR D'UN MODÈLE :
Rendez-vous sur votre espace Google Drive. Choisissez
Nouveau puis Google Docs. Pointez sur À partir d'un modèle, Newsletter. Cliquez
en haut à gauche sur le nom du document (ici Newsletter) et changez l'intitulé
par défaut. Faites de même avec les éléments du gabarit. Opérez un clic droit
sur le visuel et activez la commande Remplacer l'image. Vous pouvez importer
une photo enregistrée sur votre ordinateur ou sur les services en ligne de
Google Drive et Google Photos. Revenez au menu contextuel et choisissez Options
de l'image pour ajuster transparence, luminosité et contraste.
2) SOIGNEZ LA MISE EN FORME DU TEXTE :
Faites ensuite un sort au faux texte du modèle. Sélectionnez
le contenu d'un bloc et tapez votre texte (vous pouvez aussi effectuer un
copier-coller depuis un autre document ou un site web). Pour obtenir une
présentation homogène, utilisez les styles associés au gabarit (Style puis
Titrel, Sous-titres, etc.). Le modèle n'est pas gravé dans le marbre. Vous
pouvez bien sûr personnaliser ces styles ou intervenir ponctuellement sur la
mise en forme d'un bloc ou d'un titre en utilisant les différents menus. La
suite de Google propose un correcteur orthographique, accessible via le
raccourci Ctrl + Alt + X.
3) AJOUTEZ DES ÉLÉMENTS GRAPHIQUES :
Cliquez dans le menu Insertion sur Graphique. Vous pouvez
les créer directement dans Docs, mais mieux vaut le faire dans Sheets, le tableur
de Google, et les importer ensuite dans votre document en cliquant sur Depuis
Sheets. C'est aussi dans ce menu que vous ajoutez des Caractères spéciaux, des
Tableaux, et même des Équations, ce qui en fait un excellent outil de travail
gratuit pour les étudiants. Toujours dans la section Insertion, ajoutez des
En-têtes et pieds de pages, puis numérotez-les. Enfin, pour ajouter un lien
vers un site web, surlignez un mot ou une phrase puis Insertion, Lien ou Ctrl +
K.
4) COMPLÉTEZ AVEC DES MODULES SUPPLÉMENTAIRES :
Chaque élément de la suite de Google est susceptible de
recevoir des extensions qui viennent l'enrichir ou faciliter son utilisation.
Cliquez sur Modules complémentaires, puis Télécharger des modules
complémentaires. Dans la zone de recherche, tapez par exemple Doc Tools.
Installez l'application. Pointez de nouveau sur Module complémentaire. Doc
Tools figure dorénavant dans la liste. Survolez son icône avec la souris et
choisissez Start pour ouvrir un volet à droite de l'écran. Pour supprimer un
module, allez dans Module complémentaire, Gérer, Désinstaller.
5) PARTAGEZ ET ANNOTEZ UN DOCUMENT :
Cliquez sur l'icône Partager et dans la fenêtre qui
apparaît. Sous Utilisateurs, saisissez les adresses mail des invités et ajoutez
un commentaire au besoin. Pointez ensuite sur l'icône en forme de crayon.
Sélectionnez Modification si vous souhaitez que la personne ait un droit
d'écriture sur le document, Commentaire pour limiter aux annotations ou Lecture
pour que l'interlocuteur ne dispose que d'un droit de regard. Pour ajouter un
commentaire, surlignez un mot ou une phrase afin de faire apparaître un +à
droite de la feuille. Le commentaire sera associé au nom de l'utilisateur. Pour
l'effacer, activez le bouton orné de trois points dans la fenêtre du
commentaire.
6) INSÉREZ UN TABLEAU ET DES GRAPHIQUES :
Retournez sur la page d'accueil de Google Drive et
choisissez Nouveau, Google Sheets puis Feuille de calcul vierge (ou à partir
d'un modèle si vous préférez ne pas partir d'une feuille blanche). Pour
compléter un tableau prédéfini, effectuez un clic droit sur une cellule et
optez pour Insérer une ligne. Un diagramme peut considérablement éclairer
l'analyse de données chiffrées. Sélectionnez les cellules contenant les
informations à mettre en scène, puis déroulez le menu Insertion, Graphique.
Choisissez ensuite un type de représentation dans le volet Éditeur graphique
(courbes, colonnes, aires, barres, secteurs, nuages de points, etc.).
7) DÉVELOPPEZ UNE FORMULE SIMPLE :
Cliquez sur la case qui doit accueillir la formule, puis sur
l'icône Fonction dans la barre de menu. Choisissez Sum, puis glissez la souris
sur une ligne ou une colonne s'il s'agit d'en additionner le contenu. Sinon,
cliquez sur chaque case et insérez les signes et les parenthèses qui
conviennent. Utilisez ensuite le menu Format pour la mise en page du tableau.
Vous pouvez fusionner plusieurs cellules en une pour créer des en-têtes de
tableau, activer le retour automatique à la ligne, changer l'orientation du
texte ou encore utiliser des thèmes pour imposer une charte couleur à vos
graphiques.
8) LÉCHEZ UNE PRÉSENTATION AVEC SLIDES :
Passons désormais à Slides, l'outil de présentation de la
suite de Google. Ici plus que dans Dors, partir d'un modèle prédéfini fait gagner
un temps précieux. Cliquez sur Nouveau, Google Slides puis A partir d'un
modèle. Choisissez le gabarit le mieux adapté à la nature de votre document
(professionnel, personnel). Au bas du volet de navigation, cliquez sur l'icône
Grille pour agrandir les vignettes d'aperçu des diapositives. Opérez un clic
droit sur l'une des pages de la présentation et pointez sur Dupliquer une
diapositive. Utilisez Appliquer la mise en page pour changer l'arrière-plan.
9) MODIFIEZ LE MODÈLE SÉLECTIONNÉ :
Une fois le plan de la présentation élaboré, faites un clic
droit sur les diapositives inutiles et optez pour Supprimer. Pointez ensuite
sur une zone de texte pour sélectionner le contenu d'un bloc et insérer votre
propre prose. Les diapositives pré-remplies sont un support que vous pouvez
aisément personnaliser. Effectuez un clic droit sur la page et activez la
commande Modifier l'arrière-plan pour imposer l'une de vos images. Déroulez le
menu Zone de texte pour ajouter un bloc. Choisissez enfin Transition, Aucune
transition et optez pour Fondu enchaîné afin de dynamiser le diaporama.
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